Tối ưu hóa quy trình chuỗi cung ứng logistics trong thời đại số

Tối ưu quy trình chuỗi cung ứng trong thời đại số không bắt đầu bằng việc mua công nghệ đắt tiền, mà bằng việc thay các bước thủ công lặp lại, như gõ lại dữ liệu, gửi email chờ xác nhận, in và ký chứng từ giấy, bằng luồng dữ liệu điện tử chảy liền mạch giữa các bên. Bài viết này đi theo hành trình một lô hàng xuất nhập khẩu và chỉ ra ở mỗi khâu, điều gì có thể số hóa ngay, điều gì cần chuẩn bị, và thứ tự ưu tiên hợp lý cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Nếu bạn quan tâm bức tranh xu hướng dài hạn như bản sao số, tự động hóa hoàn toàn, hãy đọc bài xu hướng Supply Chain 4.0. Bài này tập trung vào những việc làm được trong vài tháng tới.

Vì sao quy trình logistics cần số hóa

Một lô hàng nhập khẩu thông thường liên quan đến người bán, người mua, forwarder, hãng tàu, cảng, hải quan, ngân hàng, đơn vị vận tải nội địa và kho. Nếu thông tin truyền qua email, điện thoại và giấy tờ, mỗi lần chuyển tay là một lần có thể sai sót hoặc chậm trễ. Hậu quả quen thuộc: sai thông tin trên vận đơn, tờ khai phải sửa, container nằm cảng phát sinh phí lưu bãi, kế toán không đối chiếu được chi phí.

Khâu 1: Đơn hàng và xác nhận

Hiện trạng thường gặp: đơn mua gửi bằng file PDF qua email, bên bán xác nhận bằng email, dữ liệu được nhập lại vào phần mềm của từng bên.

Hướng số hóa:

• Dùng cổng nhà cung cấp hoặc kết nối EDI với đối tác lớn để đơn hàng đi thẳng vào hệ thống.
• Với đối tác nhỏ, ít nhất chuẩn hóa mẫu đơn hàng có mã sản phẩm thống nhất để giảm nhập sai.
• Lưu toàn bộ lịch sử thay đổi đơn hàng ở một nơi.

Khâu 2: Booking vận tải

Nhiều hãng tàu và forwarder đã có nền tảng đặt chỗ trực tuyến, cho phép xem lịch tàu, đặt chỗ, nhận xác nhận booking và cập nhật thay đổi. Doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác cung cấp thông tin booking dưới dạng dữ liệu (không chỉ file PDF) để đưa vào hệ thống theo dõi nội bộ. Khi chọn đối tác, năng lực số là một tiêu chí quan trọng, như được phân tích trong bài lựa chọn forwarder uy tín.

Khâu 3: Chứng từ thương mại và vận tải

Bộ chứng từ gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc chất lượng khi cần. Các hướng số hóa:

• Tạo chứng từ từ một nguồn dữ liệu: hóa đơn và phiếu đóng gói sinh tự động từ đơn hàng và dữ liệu xuất kho, tránh mỗi chứng từ một con số.
• Khai báo xuất xứ điện tử: nhiều loại C/O hiện được cấp qua hệ thống điện tử, một số FTA cho phép tự chứng nhận xuất xứ.
• Vận đơn điện tử (eB/L): đang được nhiều hãng tàu thúc đẩy, giúp chuyển quyền sở hữu hàng nhanh hơn so với gửi bản gốc qua bưu điện.

Khâu 4: Thủ tục hải quan

Hải quan Việt Nam đã vận hành hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS từ nhiều năm, khai báo hoàn toàn điện tử. Cơ chế một cửa quốc gia cho phép xin một số giấy phép chuyên ngành trực tuyến. Việc doanh nghiệp cần làm là:

• Chuẩn hóa danh mục mã HS, mô tả hàng cho từng sản phẩm.
• Kết nối phần mềm khai báo với dữ liệu đơn hàng để giảm nhập tay.
• Lưu trữ hồ sơ hải quan điện tử có hệ thống phục vụ kiểm tra sau thông quan.

Các bước khai báo cụ thể có trong bài hướng dẫn thủ tục hải quan.

Khâu 5: Giao nhận tại cảng và lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng điện tử (eDO) và cổng thanh toán phí cảng trực tuyến đã phổ biến ở nhiều cảng lớn, giúp chủ hàng không phải đến văn phòng hãng tàu lấy lệnh giấy. Đăng ký giao nhận container trực tuyến, nhận phiếu giao nhận điện tử và thông báo khi container sẵn sàng giúp giảm thời gian chờ ở cổng cảng.

Khâu 6: Vận tải nội địa

Phần mềm quản lý vận tải (TMS) và thiết bị định vị cho phép điều xe, theo dõi vị trí, ghi nhận thời gian đến và đi, chụp ảnh biên bản giao nhận. Dữ liệu này vừa phục vụ vận hành vừa là cơ sở đối chiếu cước với nhà xe.

Khâu 7: Kho hàng

Phần mềm quản lý kho kết hợp máy quét mã vạch giúp ghi nhận nhập, xuất, chuyển vị trí theo thời gian thực. Thông báo hàng sắp về (ASN) từ nhà cung cấp hoặc forwarder giúp kho chuẩn bị nhân sự và vị trí trước.

Khâu 8: Đối soát và thanh toán

Chi phí logistics cho mỗi lô hàng thường gồm nhiều khoản từ nhiều bên: cước, phụ phí, phí cảng, phí hải quan, phí vận tải nội địa. Hóa đơn điện tử, vốn đã bắt buộc tại Việt Nam, tạo điều kiện để tự động đối chiếu hóa đơn với báo giá và lô hàng, phát hiện khoản tính sai hoặc tính trùng.

Thứ tự ưu tiên cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Bẫy cần tránh

• Số hóa quy trình lỗi: đưa một quy trình rườm rà lên phần mềm chỉ làm nó chạy nhanh hơn theo cách sai. Hãy tinh gọn trước rồi mới số hóa.
• Mua nhiều phần mềm rời rạc không kết nối với nhau, tạo ra nhiều đảo dữ liệu mới.
• Bỏ qua đào tạo: nhân viên quay lại dùng email và bảng tính vì không quen hệ thống mới.
• Không đo kết quả: cần đo trước và sau, ví dụ thời gian thông quan, số lần sửa chứng từ, phí lưu bãi phát sinh.

Số hóa quy trình logistics là hành trình nhiều bước nhỏ. Mỗi bước loại bỏ một lần nhập liệu thủ công hay một lần chờ xác nhận đều tạo ra giá trị tích lũy cho toàn chuỗi.